社内規程自動回答AIアプリで総務部門の業務効率化を実現した事例

こんにちは。浜松LAN配線･電話工事 .comです。

近年、ビジネスの現場において「生成AI」が急速に注目を集めています。人手や時間に制約のある中小企業にこそ、その活用意義は非常に大きいと私たちは感じています。しかし、実際に日々の業務に生成AIを取り入れている企業は、まだ多くはありません。「導入のハードルが高い」「専門知識がないと難しいのでは」と思われることもありますが、弊社ではわずか3か月で実業務における活用の成果を上げることができました。

今回は、生成AIを活用して社内規程自動回答アプリを作成した事例をご紹介します。会社として生成AIを活用していきたいと思われている方に是非ご覧いただきたい内容です。

社内規程自動回答AIアプリ作成事例

導入前の課題

総務部門には、「育休中の有給の扱いは？」「出張の申請方法は？」といった社内規程に関する質問が日常的に寄せられていました。総務担当者はそのたびに個別に回答していたため、同じような質問への対応に多くの時間を取られていました。また、担当者によって回答内容が少し異なることもあり、社員・総務の双方にストレスが生じていました。その結果、本来取り組むべき業務に十分な時間をかけられないことが課題となっていました。

解決策

この課題を解決するため、生成AIを活用し社内規程の自動回答アプリを構築しました。

以下は弊社が活用しているアプリの設定画面です。

カスタム指示という個所に生成AIへの指示文を入力しており、知識の個所に以下のような社内規程を添付しています。

・就業規則
・賃金規定
・テレワーク規程

このアプリを作っておくことで、社員は質問を入力するだけで、アプリの裏側で設定しているカスタム指示と社内規定のPDFから最適な回答を提示してくれます。また「読み込ませた社内規程からのみ回答を生成する」ように設定しています。これにより、インターネット上の一般的な情報ではなく、自社のルールに則った正確な回答だけを引き出すことが可能になりました。

利用方法

社員は以下のアプリに質問事項を入力します。この際、難しい指示をしたり社内規定を社員が読み込ませる必要はありません。すでにアプリの裏側に設定されています。

質問を送信すると、登録された社内規程をもとにAIが数秒で回答を表示します。該当する規程の内容をわかりやすくまとめて回答してくれるため、社員は就業規則や各種規程を一つひとつ確認する手間なく、必要な情報をすぐに確認できます。

導入の効果

社内規程の自動回答アプリを導入したことで、以下のような大きな成果が得られました。

◆総務への問い合わせ件数を削減
これまで総務に寄せられていた定型的な質問への回答をAIが代行することで、総務部門への問い合わせ件数が大幅に減りました。これにより、総務担当者の本来の業務にしっかり集中できる環境が整いました。

◆回答品質の標準化と社内ストレスの解消
回答者の判断で説明するのではなく、資料からのみ答えを出すAIが回答することで回答内容が統一されました。これにより社員側・総務側の双方で生じていたストレスが解消されました。

◆待ち時間「ゼロ」による社員の生産性向上
社員自身にとっても、総務の回答を待つ必要がなくなりました。いつでも正確な社内規程を確認できるようになったため、社内全体の業務スピード向上にも繋がっています。

まとめ

生成AIを活用した社内規程の自動回答アプリは、管理部門の負担を軽減し、社内全体の業務効率化につながる方法の一つです。社内規程だけを参照するよう設定することで、精度の高い社内専用のAIアシスタントを構築することが可能です。業務効率化にお悩みの際は、こうした生成AIの活用を選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。